Cara Mengelola Stok dan Inventaris untuk UMKM
Eksplora.id - Mengelola stok dan inventaris adalah salah satu aspek krusial dalam menjalankan usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM). Kesalahan dalam pengelolaan stok bisa menyebabkan kerugian karena stok berlebih atau, sebaliknya, kekurangan stok yang menghambat penjualan. Dengan strategi pengelolaan stok yang efektif, UMKM bisa menghindari pemborosan dan memastikan pasokan barang selalu sesuai kebutuhan. Berikut beberapa strategi praktis yang bisa diterapkan oleh UMKM dalam mengelola stok dan inventaris:
1. Menggunakan Sistem Manajemen Stok
Pemanfaatan sistem manajemen stok, baik itu dalam bentuk software atau aplikasi sederhana, sangat membantu dalam melacak jumlah dan status inventaris secara real-time. Aplikasi seperti Stockpile, inFlow Inventory, atau bahkan spreadsheet sederhana bisa digunakan untuk mencatat keluar-masuk barang, jumlah stok yang tersedia, dan perkiraan kapan harus restock. Sistem ini meminimalkan risiko kehabisan stok atau menumpuk barang yang terlalu banyak, sehingga biaya operasional dapat lebih terkontrol.
2. Menerapkan Metode FIFO (First In, First Out)
Metode FIFO, atau “masuk pertama, keluar pertama,” adalah pendekatan pengelolaan stok yang efektif untuk produk yang memiliki tanggal kedaluwarsa atau rentan rusak, seperti makanan atau produk kosmetik. Dengan metode ini, barang yang lebih lama di gudang akan diutamakan untuk dijual terlebih dahulu. Dengan FIFO, risiko kerugian akibat stok yang kadaluwarsa bisa diminimalkan.
3. Menentukan Titik Reorder (Reorder Point)
Menentukan titik reorder membantu UMKM mengetahui kapan waktu yang tepat untuk menambah stok sebelum benar-benar habis. Titik reorder bisa dihitung dengan mempertimbangkan waktu tunggu pemesanan dan rata-rata penjualan barang per hari. Misalnya, jika rata-rata penjualan suatu produk adalah 10 unit per hari dan waktu pemesanan ulang memakan waktu 5 hari, maka titik reorder-nya adalah 50 unit. Dengan cara ini, bisnis akan selalu memiliki stok cukup tanpa perlu menunggu waktu pemesanan yang lama.
4. Membuat Perencanaan Berdasarkan Permintaan
Memahami pola permintaan pelanggan juga penting dalam mengelola stok. UMKM bisa memantau tren penjualan dari waktu ke waktu untuk mengetahui produk mana yang memiliki penjualan tinggi atau rendah di periode tertentu. Misalnya, produk tertentu mungkin lebih banyak diminati saat liburan atau akhir tahun. Dengan memprediksi permintaan, UMKM dapat merencanakan stok secara lebih efisien dan menghindari penumpukan barang yang kurang diminati.
5. Mengklasifikasikan Inventaris Menggunakan Metode ABC
Metode ABC membagi produk berdasarkan tingkat pentingnya terhadap bisnis. Kategori A adalah barang yang paling penting atau yang paling laris, sehingga perlu dikelola dan diperiksa secara lebih rutin. Kategori B adalah barang yang cukup penting, sedangkan Kategori C adalah barang yang nilai atau tingkat permintaannya paling rendah. Dengan metode ini, UMKM dapat memfokuskan perhatian pada barang yang memiliki dampak terbesar terhadap pendapatan.
6. Memantau dan Mengevaluasi Stok Secara Berkala
UMKM sebaiknya melakukan pengecekan stok secara rutin, misalnya setiap minggu atau bulan. Pengecekan rutin membantu mengidentifikasi potensi masalah, seperti barang yang hilang, stok usang, atau stok yang tidak sesuai catatan. Evaluasi stok secara berkala juga memungkinkan UMKM untuk membuat keputusan berdasarkan data terbaru dan menyesuaikan strategi sesuai kebutuhan pasar.
7. Mengelola Gudang dengan Efisien
Pengaturan gudang yang baik mempermudah akses ke stok dan meningkatkan efisiensi operasional. Sebaiknya, produk yang sering dijual ditempatkan di lokasi yang mudah dijangkau, sementara produk yang kurang laku disimpan di bagian belakang. Pengaturan seperti ini tidak hanya mempercepat proses pengambilan barang, tetapi juga membantu karyawan untuk lebih mudah memantau stok yang tersedia.
8. Melakukan Perhitungan Stok Berkala (Stock Taking)
Meski sudah menggunakan sistem pencatatan, perhitungan stok fisik tetap diperlukan. Kegiatan stock taking atau perhitungan stok berkala membantu memastikan bahwa data yang tercatat dalam sistem sesuai dengan barang fisik yang ada di gudang. UMKM dapat melakukannya setiap akhir bulan atau setiap kuartal untuk meminimalkan selisih antara stok di sistem dan stok aktual.
9. Menerapkan Diskon untuk Produk Stok Lama
Untuk menghindari kerugian akibat stok lama atau stok yang tidak laku, UMKM bisa mempertimbangkan memberikan diskon khusus untuk produk tersebut. Menawarkan potongan harga atau promosi khusus akan membantu mengurangi stok yang menumpuk dan mengalihkan perhatian konsumen pada produk-produk yang sulit terjual. Pengelolaan stok dan inventaris yang baik memungkinkan UMKM untuk lebih efisien, mengurangi risiko kehabisan atau kelebihan stok, serta menekan biaya operasional. Dengan menerapkan strategi-strategi ini, UMKM dapat menjalankan bisnis secara lebih lancar dan siap memenuhi kebutuhan pelanggan kapan pun diperlukan. Strategi pengelolaan stok yang efektif tidak hanya menjaga kestabilan arus barang, tetapi juga berperan dalam meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan, sehingga UMKM bisa berkembang dengan lebih kokoh di pasar yang kompetitif.
